Als coach van verbeterprocessen kom ik bij bedrijven die “alles al gedaan hebben”. Ze “werken al lean”, ze letten enorm op de kosten en denken nauwelijks overbodige handelingen te doen. Laatst was ik bij een bedrijf dat me ook met dit soort beweringen ontving, maar waar wel elke zondag nog 2 ploegen aan het werk moesten om de klantvraag enigszins bij te kunnen houden. Met de mensen van de werkvloer inventariseerden we een aantal zaken die wij heel belangrijk vinden. Eén ervan is de OEE, vooral van de bottleneck in het productieproces. Hier bestond die uit 4 grote metaalpersen, waar onderdelen gestanst en gevormd werden, die verderop tot een halffabricaat werden afgemonteerd. Vier enorme gevaartes, waar aan de ene kant rollen staal in verdwenen die aan de andere kant metalen bakken vulden met het benodigde onderdeel, natuurlijk in vele varianten.

Als je er langs kwam, viel mij op dat deze vier persen nooit alle vier in gebruik waren. Altijd stond er wel eentje stil, meestal wel twee, vaak zelfs alle vier. Voor deze kolossen werden natuurlijk meetgegevens bijgehouden, waaronder de OEE-waarde. Een getal waar de mensen in de hal verder niet zoveel mee konden of hadden, maar wat kantoor opgeschreven wilde zien. Er was ergens een formule, en als je daar wat getallen uit de productie in invulde, kwam er een percentage uit, en dat vulde je dan in achter OEE in de tabel. Makkelijk zat.
Die OEE bedroeg op dat moment 54%. En was slechter geweest, dus men was eigenlijk best tevreden dat men weer boven de 50% zat, in de goede helft.

Ik ben met een groepje vakmensen eens gaan bekijken wat dit nu eigenlijk betekende voor henzelf. Het is belangrijk met de mensen stap voor stap de OEE te bepalen. Zo ontstaat een heel andere beleving dan het invullen van parameters in een formule, hoewel de uitkomst niet anders hoort te zijn.
We beginnen met een stopwatch. Hoe lang duurt het voor een goed lopende pers om 10 producten te maken? Deel dit door 10 en je hebt de cyclustijd van de machine. Deze is en blijft de basis waar we steeds mee werken. Allereerst gaan we nu een theoretisch maximum berekenen: hoeveel producten zouden we produceren als we deze cyclustijd een complete shift van 8 uur zouden draaien? Dat aantal producten komt overeen met een OEE van 100%.
Dan willen we weten hoeveel producten we in de laatste shift van 8 uur geproduceerd hebben.
Stel dat onze pers iedere 2 seconden een product uitspuwt. Dat zijn er in theorie (bij een OEE van 100%) dan 30 per minuut, dat zijn er 1800 per uur en 14.400 in een shift van 8 uur. Als we in de laatste shift 8.640 stuks uit deze pers gekregen hebben, dan hebben we dus een OEE van exact 60% gehad. Bij een OEE van 54% (op dat moment de gemiddelde waarde) komen er maar 7776 stuks uit de pers. Let wel: dit is het aantal goedgekeurde delen, die dus verder het montageproces in kunnen.

Nu kunnen we verder rekenen. Met 7776 stuks hebben we in de 20 shifts (de hele week van 7 dagen minus de zondagnacht) 155.520 stuks geproduceerd. Dit aantal is kennelijk nodig om de vraag van de klant bij te kunnen houden. Als we nu voortaan graag de zondag vrij willen houden (wat na enkele maanden echt noodzakelijk werd, mensen willen toch echt ook wel eens een dagje thuis kunnen zijn) willen we niet 20 maar slechts 18 shift in de week werken (6 dagen van 3 shifts). Delen we 155.520 door 18, dan blijken we precies op 8.640 stuks per shift uit te komen. Dit getal hebben we samen met de erbij horende OEE van 60% tot doel verheven: als we boven een OEE van 60% komen, hoeven we niet meer op zondag te werken!

Hiermee was voor de mensen die met deze 4 persen werken het getal OEE ineens niet langer een getalletje op een briefje, maar een heel bruikbaar instrument en tegelijk een keiharde grens waar we samen door heel goed na te denken en op te letten overheen moeten en kunnen komen. Dat heeft dan ook geen drie weken geduurd. Voor de betrokkenen een wereld van verschil, voor de onderneming een enorme besparing. Vereiste investering: niet noemenswaardig.